Como Fazer a Gestão de Fornecedores de Forma Simples e Eficaz

A gestão de fornecedores é algo muito importante para um escritório. Compreender detalhes como custo-benefício, credibilidade, prazos e ainda assim manter uma conexão entre a cultura do próprio prestador e a da empresa é um desafio diário.

A cada nova empresa que firma parceria, um novo contrato é aberto. Em longo prazo, isso pode se tornar uma bola de neve e acabar atrapalhando todo o andamento do negócio! Quer entender como fazer tudo de maneira mais efetiva e simples? Confira o artigo.

Alinhe os prazos à logística do escritório

Cabe à gestão de fornecedores avaliar, periodicamente, o estoque da empresa para certificar-se de quais são as compras necessárias. Dessa maneira, principalmente quando se trata de bens de uso comum, como papéis higiênicos, café ou açúcar, é possível planejar para garantir que não faltará o produto à disposição dos colaboradores.

Além de verificar o estoque, é importante ter acordado com o vendedor horários e datas para o recebimento do produto. Assim você ou os colaboradores responsáveis estarão sempre disponíveis para pegar os itens adquiridos e já armazenar no lugar certo. 

Esse acordo também ajuda a evitar atrasos, pois com uma data acertada é possível cobrar o vendedor da entrega com comprovação e ter um posicionamento mais claro a respeito da logística dos produtos.

A gestão de fornecedores deve avaliar com frequência o custo-benefício

Contratos de fornecimento podem durar por muito tempo, e normalmente são mais vantajosos do que fazer compras em supermercados, por exemplo. Porém, isso não significa que tudo esteja totalmente certo! É importante, após alguns meses, fazer orçamentos e verificar se aquela ainda é a melhor opção para o escritório.

Caso encontre uma oferta mais barata, você poderá questionar o fornecedor e pedir uma redução no valor do contrato. Se não houver acordo, o ideal é encerrar a parceria e partir para uma alternativa que esteja alinhada à previsão orçamentária para aqueles produtos, reduzindo os custos e mantendo a qualidade.

Entenda a necessidade de todos os setores

A gestão de fornecedores não pode se preocupar somente com os itens de uso comum. É importante dar atenção também às necessidades específicas de alguns setores! É o caso, por exemplo, de contar com um departamento de gráfica em seu escritório. Eles precisarão de toner para as máquinas, espirais para montar livros e até mesmo papéis específicos para provas de cor, entre outros.

Se o responsável pela gestão não compreender totalmente o quanto é gasto de cada material em determinado período, pode haver uma falha de abastecimento e, consequentemente, o setor terá que deixar de trabalhar devido à falta de recursos.

Essa situação pode ser observada também, por exemplo, no caso de montar uma sala de descompressão. É necessário dar atenção aos móveis e ao que será oferecido no local. É uma mudança na demanda comum da empresa e precisa ser absorvida e compreendida!

Portanto, deve haver cuidado com isso. Uma boa ideia, no caso de um determinado setor, é pedir para que os colaboradores anotem o quanto de cada item foi usado em um relatório, que pode ser recolhido semanalmente pela gestão para que se tenha controle dos dados e seja possível evitar, até mesmo, desperdício de materiais.

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